市の説明によると、会館は建築後48年を経て施設と設備機器の老朽化が著しく、耐震対応も必要として閉館から新施設オープンまでの年度別の作業スケジュールを組んだ。
まず、利用者懇談会での意見や市議会の議論を受けて、3月中に①閉館時期②必要な活動場所の確保③官民連携事業による施設整備―について大枠の対応方針を決める。方針案では19年度に事業者を選定するが、新施設オープンは会館の解体を市が行う場合が22年度、事業者が解体する場合は21年度を見込んでいる。
新施設の活動場所の規模は事務室を含めて合計８００平方メートル。内訳は10～20人程度が利用する会議室が2室（計50平方メートル）▽多目的室4室（計４６０平方メートル）▽完全防音のスタジオ2室（計40平方メートル）▽学習の場やギャラリーを含む共有部分（１４０平方メートル）など。
これらの規模と機能は検討の余地があるとしているが、公会堂については多目的室や他の公共施設で代替できるとして整備しない考えを明らかにした。
現会館は公会堂を除いた市民利用14室（体育室を含む）の合計面積が１０５２平方メートルあり、新施設は約３分の２に縮小される計算になる。
官民連携事業に向けては、昨年10月から今年2月にかけて金融機関や不動産会社など7社から聞き取り調査を行った結果と他市の事例を参考にして①小規模店舗や医療関係機関などが入るモール型②介護付き高齢者住宅を併設③賃貸（学生寮など）・分譲住宅などとの併設―の三つの形態（いずれも30～50年の定期借地）を例示した。
利用者の意見や要望は文化振興課の職員3人が参加者の机を回って聞き取った。
市は対応方針の決定に合わせ、閉館後に利用できる公共・民間の代替施設についても利用者懇談会などで情報提供したいとしている。
